101 Do’s und Don’ts für Ihre E-Mail-Signatur

Wie Sie sich vermutlich vorstellen können, haben wir im Laufe der Zeit Tausende (wenn nicht Zehntausende) von Geschichten gehört, wie unterschiedlich Unternehmen ihre E-Mail-Signaturvorlagen einrichten oder auch daran scheitern.
Seit einigen Monaten sammeln wir in Gesprächen mit unseren Kunden, mit potenziellen Neukunden und Partnern Beispiele von Do’s und Don’ts.

Viele Punkte in dieser Liste sind vielleicht selbstverständlich, bieten jedoch möglicherweise denjenigen mehr Hintergrund, die mit der Materie noch nicht vertraut sind.

Beginnen wir mit den Empfehlungen. Wir haben eine ganze Reihe von Empfehlungen und bewährten Vorgehensweisen für die Erstellung Ihres E-Mail-Signaturformats zusammengestellt: Die Dinge, die Sie unbedingt TUN sollten.

Es gibt viele Gründe, sich für Xink als Lösung für Ihr E-Mail Signatur Management zu entscheiden. Um beispielsweise eine konsistente und einheitliche Markendarstellung zu erreichen oder um neue Vertriebskanäle für hochwertigen Traffic und gestiegene Konversionsraten zu schaffen, bietet die am häufigsten verwendete Kommunikationsmethode Ihres Unternehmens (die E-Mail) ein enormes Potenzial.

 

Email Signature

Wir empfehlen immer, beim Erzeugen der Inhalte Ihrer E-Mail-Signatur mit HTML-Tabellen zu arbeiten. Auf diese Weise haben Sie hervorragende Möglichkeiten der visuellen Gestaltung und können die Signatur bei Bedarf für Mobilgeräte optimieren; zudem sind die Tabellen skalierbar und für Erzeugung von Inhalten tauglich. Wenn irgend möglich, sollten Sie mit Tabellen arbeiten.

Wenn Sie den Bildern in Ihrer E-Mail-Signatur keine Höhe und Breite zuweisen, kann es geschehen, dass ihre Größe vom E-Mail-Programm des Empfängers bestimmt wird. Dies ist die häufigste Ursache für die weithin gefürchtete Beschwerde von Benutzern: „Meine E-Mail-Signatur sieht seltsam aus.“

Dieser Punkt ist eigentlich eine Frage des Designs. Uns sind schon Signaturen untergekommen, in denen ein eindeutiges Missverhältnis von Grafik und Text/Inhalt bestand. Achten Sie also darauf, dass das Design Ihrer E-Mail-Signatur professionell wirkt und berücksichtigen Sie dabei besonders die Größe von Logos und Werbebannern, damit diese sich gut in die Gesamtgestaltung einfügen.

Inline-CSS wird von den meisten E-Mail-Programmen korrekt verstanden und wiedergegeben. Eigentlich widerspricht es allen Annahmen über die heutigen Computerumgebungen aber dennoch ist das gute alte HTML hier die bessere Wahl. Allerdings …

Zu HTML5-Code müssen Sie sich vorerst keine Gedanken machen, E-Mail-Programme wissen damit nichts anzufangen. Gestalten Sie Ihren HTML-Code möglichst solide. Sie würden gerne ein paar Beispiele sehen? Fragen Sie uns.

Die Gestaltung von E-Mail-Signaturen für Mobilgeräte sollte gründlich überdacht sein. Als Faustregel können Sie das Logo als horizontalen Anker nehmen und ihm eine Breite von 300 Pixel (maximal 320 Pixel) zuweisen. Solange Ihre Kontaktdaten nicht über das Logo hinausgehen, sollte alles passen.

Die Höhe Ihrer Signatur sollte auf Mobilgeräten nicht mehr als 650 Pixel betragen. Ansonsten gelten dieselben Überlegungen wie oben bereits erläutert.

Es ist wirklich unglaublich wichtig, dass Ihre Vorlage für E-Mail-Signaturen aktuelle Kontaktdaten enthält. Sie wären überrascht, wenn Sie wüssten, wie oft sich Telefonnummern und Systeme ändern, Filialen umziehen usw. Unsere Kunden entgehen derartigen Peinlichkeiten und sparen nebenbei gewaltige Kosten, wenn sie Xink mit ihren über Active Directory bereitgestellten Daten verknüpfen und auf diese Weise Daten aus einer konsistenten und präzisen Quelle in ihre Signaturen einbinden.

Sie werden nicht glauben, wie viele Unternehmen das unterlassen. Dabei ist die E-Mail-Signatur hervorragend für den Ausbau Ihrer sozialen Netzwerke geeignet.

Vermutlich gibt es nichts Nervigeres, als in einen E-Mail-Faden zu geraten, der zu 90 % aus E-Mail-Signaturen und Disclaimern besteht. Mit Xink können Sie unterschiedliche Signaturen für Antworten und Weiterleitungen definieren und auf diese Weise wertvollen Raum für die wirklich wichtigen E-Mail-Inhalte nutzen.

Mithilfe Ihrer E-Mail-Signatur können Sie Ihre Marketinginhalte länger nutzen. Diese Strategie ist besonders für Inhalte zu empfehlen, die Kosten verursacht haben: Mit jedem neu gewonnenen Kunden macht sich diese Investition besser bezahlt.

Die Unterstützung der IT-Abteilung ist auf jeden Fall hilfreich. Wenn das System allerdings einmal aufgesetzt ist und funktioniert, ist es unserer Erfahrung nach besser, die Kontrolle und Verwaltung von Signatur- und Kampagneninhalten in der Marketingabteilung anzusiedeln.

Siehe oben.

Für viele Unternehmen ist der oder die Disclaimer am Ende ihrer E-Mail-Signaturen ein absolutes Muss. Egal, ob dem gesetzliche Bestimmungen oder internationale Handelsvorschriften zu Grunde liegen: E-Mail-Disclaimer sind ein wesentliches Instrument, um gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen.

Automatisieren Sie also diese E-Mail-Disclaimer auf dieselbe Weise wie Ihre E-Mail-Signaturen.

Wenn Sie unsicher sind, wie Sie E-Mail-Disclaimer korrekt implementieren, wenden Sie sich an uns: Wir können Ihnen sagen, welche Regeln möglicherweise auf Sie zutreffen.

Diese Funktion ist besonders bei Immobilienfirmen, Versicherungen und Anwaltskanzleien beliebt. Ein Foto in der E-Mail-Signatur zu implementieren ist ebenso wenig ein Problem wie eine JPEG-Datei mit dem Unternehmenslogo. Gehen Sie zum Friseur und zeigen Sie der Welt Ihren neuen Haarschnitt!

Es reicht nicht, wenn die Standardsignaturen Ihres Unternehmens auf allen Endgeräten korrekt angezeigt werden, denn ebenso wichtig ist es, dass sie auch von allen genutzten Geräten verschickt werden können.

Dies ist die einfachste Methode, um die Signatur Ihres Unternehmens stets konsistent zu halten und zwar in jeder E-Mail.

Wenn Sie eine E-Mail im Nur-Text-Format erhalten, reagiert Outlook entsprechend (gilt auch für Rich Text). Wenn nichts Vorbereitetes vorhanden ist, wird in Outlook eine eigene Signatur im entsprechenden Format erzeugt – mit einem furchtbaren Ergebnis. Werden Sie also selbst aktiv und stellen Sie sicher, dass Ihre Marke richtig dargestellt wird.

Dieses Format wird nicht mehr allzu häufig genutzt. Eine Ausnahme sind Einladungen zu Meetings in Outlook, die im RTF-Format erstellt sind.

Machen Sie sich Gedanken darüber, wie Sie Farben in Ihrer E-Mail-Signatur am besten einsetzen. Vermeiden Sie dramatische oder aggressive Farben und achten Sie darauf, die unternehmensweiten Standards umzusetzen. Dies muss jedoch nicht bedeuten, sicherheitshalber bei der schwarzen Standardschriftart zu bleiben!

Hier gilt im Wesentlichen das Gleiche wie oben, jedoch mit gewissen Abstrichen. Was uns bei unseren Kunden im Technologiebereich sehr häufig auffällt: Die Vertriebsmitarbeiter von Technologieunternehmen ziehen es vor, ihr eigenes LinkedIn-Profil in der Signatur zu verknüpfen und nicht dasjenige ihres Arbeitgebers.

Was ist hier besser? Diese Entscheidung muss im jeweiligen Unternehmen getroffen werden. Wichtig ist es, eine Lösung für E-Mail-Signaturen einzusetzen, die diese Möglichkeit zulässt.

Eigentlich kaum zu glauben, dass dieser immens wichtige Punkt erst an 30. Stelle kommt! All die Mühe, die für das Entwickeln, Implementieren und Verwalten von E-Mail-Signaturen und Kampagnen aufgewendet wird, ist reine Zeitverschwendung, wenn die Ergebnisse nicht gemessen werden.

Dies gilt insbesondere für E-Mail-Signatur-Kampagnen, also Marketingkampagnen, die neue Produkte und Dienstleistungen bewerben oder über Event-Sponsorings oder erhaltene Auszeichnungen informieren.

Die positiven Auswirkungen einer Kampagne zu messen, ist der Schlüssel zur Identifizierung potenzieller neuer Quellen für Traffic und Konversionen. Xink bietet systemeigene Analysefunktionen sowie die nahtlose Integration mit Analysepaketen von Drittanbietern, etwa Google Analytics, Ominiture, Webtrends und anderen.

Ein wichtiger Punkt bei der Etablierung jeder Marke ist Konsistenz. Hierbei wiederum spielt es eine große Rolle, wie die E-Mail-Signatur – unabhängig vom Endgerät – dargestellt wird. Es ist unverzichtbar, dass die Empfänger eine einheitliche E-Mail-Signatur erhalten, und zwar unabhängig davon, auf welchem Gerät die E-Mail verfasst wurde.

Das interessiert niemanden. Dies gilt auch für die Botschaften anderer Hersteller.

Sollten Sie keinen eigenen Webdesigner haben, können Sie sich gerne an uns wenden. Ihre Signatur ist zu wichtig, um mit einem lediglich passablen Ergebnis zufrieden sein zu können. Wir helfen Ihnen gerne.

Sie wären überrascht, wenn Sie wüssten, wie oft eine schlecht konfigurierte oder gestaltete Signatur die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass eine E-Mail als Spam eingestuft wird. MailChimp bietet hier eine umfassende Auflistung der Dinge, die Spamfilter hassen (oder mögen, je nach Standpunkt).

Sie bieten so einen guten Ersatz, falls der Empfänger Bilder ausfiltert.

Selbstredend sind wir davon überzeugt, dass E-Mail-Signaturen eine gute Möglichkeit bieten, nicht nur die Markendarstellung zu stärken, sondern auch Marketingkampagnen durchzuführen. Hier jedoch sollten Sie wie bei jeder anderen Kampagne vorgehen und überlegen, wer Ihre Zielgruppe ist. Einige Beispiele:

Es geht also nicht nur um Interessenten für bestimmte Produkte oder um Umsätze; jede Mitarbeitergruppe im Unternehmen kann ihre Signatur dazu nutzen, mit ihrer Zielgruppe kompetenter in Kontakt zu treten.

Bislang hatten wir uns stetig für die Wahrung der Konsistenz ausgesprochen. Dennoch könnten Sie erwägen, Ihren Benutzern mithilfe von Signaturvorlagen mehrere Möglichkeiten zur Auswahl zu stellen. Die Bereitstellung mehrerer E-Mail-Signaturen gelingt mit Xink mühelos.

Um den täglichen Betrieb zu erleichtern, verwenden viele unserer Kunden zudem eine spezielle Signatur lediglich für den internen Gebrauch, die nur die nötigsten Kontaktdaten enthält und auf diese Weise lange E-Mail-Fäden übersichtlich hält.

Anwaltskanzleien sind hierfür ein gutes Beispiel: so nutzt etwa einer unserer Kunden eine interne Signatur, die lediglich aus der 5-stelligen Durchwahl des juristischen Mitarbeiters und seiner Kostenstelle besteht, was sich bei der Zusammenarbeit über E-Mail mit anderen Anwälten als nützlich erwiesen hat.

Falls ein nicht allzu geringer Anteil Ihrer Geschäftstätigkeit in anderen Ländern und Sprachen stattfindet, ist es sinnvoll, diese mit lokalisierten Signaturen zu unterstützen.

Auch wenn dies vielleicht drastisch klingt, überwiegen die Vorteile bei weitem. Außerdem habe ich eine Familie zu ernähren – also bitte, seien Sie nicht so.

Auf diese Weise verhindern Sie, dass bereits besuchte Links in einer anderen Farbe angezeigt werden, was als Layoutfehler interpretiert werden könnte.

Skalieren Sie bitte nicht ein 500 Kilobyte großes Logo auf eine Breite von 4 %. Verkleinern Sie stattdessen das Logo auf genau die Größe, die in der Signatur benötigt wird. Andernfalls übernehmen E-Mail-Programme möglicherweise das Skalieren für Sie und erzeugen eine entsetzlich aussehende Signatur.

Erstellen Sie eine eigene Signatur für Weiterleitungen und Antworten, die nur die wesentlichen Informationen enthält. Ihre Empfänger werden es Ihnen danken.

Fügen Sie nicht mehrere Disclaimer hintereinander ein, sondern überlegen Sie, welcher tatsächlich relevant ist.

Europäische Unternehmen sollten hier aufhorchen. Das ist kein „nettes Extra“, sondern gesetzlich erforderlich. Automatisieren Sie diese Notwendigkeit also möglichst überall.

Eigentlich eine Frage des gesunden Menschenverstandes, aber dennoch: Nichts bremst das Interesse effektiver aus als die Meldung „Fehler 404 – Seite nicht gefunden“.

Dies geht mit dem Messen positiver Ergebnisse Hand in Hand. Wenn Sie mit einem Analysepaket arbeiten, sollten Sie dieses unbedingt mit Ihrer Lösung für E-Mail Signatur Management integrieren.

vCards werden plattformübergreifend genutzt und funktionieren immer. Die Empfänger Ihrer E-Mails können so Ihre Kontaktdaten per vCard ganz bequem dem Adressbuch hinzufügen.

Für Formatierung und Entwicklung von E-Mail-Signaturen stellt HTML schon lange kein Problem mehr dar. Es ist jedoch immer gut, auch eine alternative E-Mail-Signatur im Nur-Text-Format bereitzuhalten.

Wir können gar nicht zählen, wie viele allzu hoch geschraubte Titel wir schon gelesen haben, nachdem Mitarbeiter ihre eigenen Signaturen bearbeitet haben. Falls dies unbedingt erforderlich ist, arbeiten Sie mit einer Lösung für E-Mail Signatur Management, mit der Sie das Bearbeiten durch Benutzer auf zuvor genehmigte Elemente beschränken können. Dies garantiert zudem ein einheitliches Format der E-Mail-Signaturen.

Dies kann geschehen, wenn eine Signatur nicht ordentlich codiert ist und deswegen überhaupt unfertig aussieht. Vergewissern Sie sich, dass Ihre E-Mail-Signatur auch bei E-Mail-Antworten und -Weiterleitungen korrekt angezeigt wird.

Dies gehört zu den absoluten Grundlagen des Marketings. Überlegen Sie, wer Ihre Zielgruppe ist, und nutzen Sie Ihre E-Mail-Signatur, um ein bestimmtes Verhalten zu fördern. Einige Beispiele: Fordern Sie dazu auf,

Wenn Sie für eine Untermarke oder auf Abteilungsebene eine eigene Corporate Identity nutzen, sollte sich dies auch in den E-Mail-Signaturen widerspiegeln.

Sollte Ihr Intranet nicht mehr so häufig wie früher genutzt werden, können Sie interne Unternehmensinformationen auch über die E-Mail-Signatur transportieren.

Verschaffen Sie Ihrem Unternehmen die verdiente Wertschätzung und Aufmerksamkeit. Auszeichnungen steigern Ihre Glaubwürdigkeit bei den Empfängern ganz enorm.

Wenn Sie einem Designbüro eine Million Dollar bezahlt haben, um für Ihr Unternehmen eine eigene Schrift zu entwerfen, können Sie diese problemlos auch in der E-Mail-Signatur verwenden.

Sie müssen dabei lediglich bedenken, dass diese Schrift nur innerhalb des Unternehmens korrekt angezeigt wird, nicht aber extern, da sie mit großer Wahrscheinlichkeit nicht auf den Rechnern der Empfänger installiert ist. Definieren Sie also eine Alternativschrift für den Fall, dass die voreingestellte Schrift nicht auf dem Rechner des Empfängers vorhanden ist. Und vergessen Sie nicht, diese Schrift zu testen und sich davon zu überzeugen, dass die Signatur immer noch gut aussieht.

Kommen wir nun zu den Punkten, die möglichst vermieden werden sollten

Wenn Sie für ein Unternehmen arbeiten, das ernsthaft eine Marke etablieren möchte, oder wenn Sie in einem wettbewerbsorientierten Markt tätig sind, sollten Sie auf gar keinen Fall die wichtige Rolle außer Acht lassen, die die E-Mail-Signatur im Hinblick auf Branding, Markenbekanntheit und potenziellen Vermarktungswert spielt.

Falls Sie dies doch tun, denken Sie BITTE daran, die Angaben und Links so zu bearbeiten, dass die Signatur Ihre Daten korrekt wiedergibt:

Die Erfahrung hat gezeigt, was in einem derartigen Fall geschieht: nichts. Bestenfalls verzeichnen Sie eine Umsetzungsrate von 40 %.

Vermeiden Sie es generell, Kontaktdaten und andere Informationen im Stil von in Microsoft Word erstellten Listen aneinanderzureihen. Dies würde das Format der E-Mail-Signatur entstellen.

Theoretisch können Sie animierte GIF-Dateien hinzufügen, die meisten E-Mail-Programme können sie jedoch nicht darstellen. Animierte GIF-Dateien gelten in Outlook als gefährliche Inhalte und werden seit Outlook 2007 so blockiert, dass nur der erste Frame angezeigt wird. Interessanterweise stellt Outlook für Mac animierte GIF-Dateien vollständig dar.

Dies würde einige Probleme bereiten. Erstens, wie wollen Sie die Signatur aktualisieren? Genau, mit großem Aufwand. Zweitens und vermutlich sogar noch wichtiger: Sie können kaum für alle Zeiten ausschließen, dass sich der Speicherort des Bildes ändert oder der Pfad beim Formatieren beschädigt wird. Das Ergebnis in diesem Fall ist die gefürchtetste aller Fehlermeldungen – das rote X.

Zu guter Letzt sollten Sie auch an die Empfänger denken. Wie sollen diese Ihre Kontaktdaten kopieren und in eine Kontaktkarte einfügen oder an einen Kollegen weitergeben?

Sie gehört zum Beuteschema von Spamfiltern. Fügen Sie stattdessen einen Link ein.

Dieser Punkt richtet sich hauptsächlich an IT-Spezialisten. Tun Sie es nicht, selbst wenn Sie ein PowerShell-Experte sind!

Für eine Signatur ist eigentlich ein großer IT-Aufwand ebenso wenig erforderlich wie 30 Designbesprechungen. Das Ganze geht ziemlich einfach vonstatten.

Derartige Piktogramme waren im letzten Jahrhundert modern. Daher sollten Sie auch auf das Briefsymbol neben der E-Mail-Adresse verzichten. Das Vögelchensymbol für Twitter ist jedoch in Ordnung.

Lassen Sie es sein.

Bitte, lassen Sie auch das bleiben.

Die Empfänger Ihrer E-Mails können gar nicht anders, als die Signatur zu lesen: Lassen Sie sich diese Chance nicht entgehen! Angesichts abnehmender Zustellbarkeit von E-Mails bei Massenmarketingaktivitäten ist die E-Mail-Signatur ein vielversprechender Weg, um Zugang zum elektronischen Postfach potenzieller Kunden zu erlangen.

Beschränken Sie sich auf das Wesentliche, verwenden Sie lediglich die Symbole Ihrer wichtigsten sozialen Netzwerke und beleben Sie das Wachstum der weniger wichtigen.

Wenn Sie eine E-Mail im Nur-Text-Format erhalten, antwortet Outlook ebenfalls im Nur-Text-Format. Denken Sie also daran, eine alternative Signatur im Nur-Text-Format zu erstellen, die Ihren Richtlinien entspricht. Dasselbe gilt für Rich Text. Wenn keine passende Vorlage vorhanden ist, erstellt Outlook selbst eine Signatur im jeweiligen Format. Eines ist dabei sicher: Sie sieht schrecklich aus.

Von Outlook generierte Signaturen sehen furchtbar aus. Einfach nur furchtbar, und das Format Ihrer E-Mail-Signatur ist zerstört.

Dieser Punkt ist ein bisschen geschummelt, da wir Bilder schon als definitives Muss erwähnt haben.

Werden Bilder, nachdem sie in die Signatur eingefügt wurden, skaliert, kann dies zu einem Debakel führen. Ein Bild, das ursprünglich 500 Pixel groß war und skaliert wurde, nimmt häufig, sobald es gesendet wurde, wieder die Originalgröße wieder an. Das Ergebnis ist eine E-Mail-Signatur mit einem Logo von der Größe einer mittleren Werbetafel.

Oh! Das ist der absolute Horror! Wenn Sie Inhalte aus einer MS Office-Anwendung kopieren und in eine andere einfügen, kopieren Sie buchstäblich (ja, buchstäblich!) Hunderte unnötiger Zeilen im Quellcode im Hintergrund mit. Im Grunde ist das ein kleiner Berg XML-Schrott. Wenn dieser unnötige Quellcode sich nun in Ihrer E-Mail-Signatur befindet, werden Spamfilter auf ihn aufmerksam und schwupps ist Ihre E-Mail im Spam-Ordner verschwunden.

Hier in Punkt 75 kommen wir nun zu einem umstrittenen Thema. Die Verwaltung von E-Mail-Signaturvorlagen, die dem Unternehmensstandard entsprechen, muss nicht unbedingt in Händen der IT-Abteilung liegen. Tatsächlich sollte die Marketingabteilung dafür zuständig sein – es handelt sich ja um ein Kernstück des Branding. Die IT-Abteilung zerstört nur das Design und das Format der E-Mail-Signaturen.

Was wir nicht schon alles gesehen haben: täglich wechselnde Sinnsprüche, Zitate von Generälen aus dem Zweiten Weltkrieg usw. Verzichten Sie darauf! So etwas lenkt nur von Ihrer Marke ab.

Diese Frage wird uns tatsächlich sehr oft gestellt. Kluge Vermarkter möchten häufig mit der Signatur beginnen, besonders in großen Markenkonzernen. Wir empfehlen, mit der eigentlichen Nachricht zu beginnen und mit Ihrer Signatur und einer Werbebotschaft zu enden.

Sie können nicht davon ausgehen, dass alle Schriften standardmäßig auf allen Geräten installiert sind. Seien Sie auch auf diesen Fall vorbereitet und geben Sie in der E-Mail-Signaturvorlage eine Alternativschrift an.

Beschränken Sie sich auf eine Farbe, höchstens zwei (wenn Sie einen Farbakzent setzen möchten). Alles, was darüber hinaus geht, schadet dem Ziel, eine professionelle E-Mail-Signatur zu haben.

Selbstverständlich können Sie eine Standard-E-Mail-Signatur verwenden und zwar mit Xink.

Man weiß, was von pauschalen Annahmen zu halten ist. Aber jetzt mal im Ernst: Ihre Signatur wird auf unterschiedlichen Geräten unterschiedlich angezeigt. Testen Sie sie und testen Sie sie nochmal. Mit Signaturen ist es genauso wie mit Webseiten, bei denen auch nicht davon ausgegangen werden kann, dass sie in allen Browsern gleich aussehen. Nehmen Sie das Problem ernst und codieren Sie eine ansehnliche Signatur im richtigen E-Mail-Signaturformat.

Falls Ihr E-Mail-Programm die Möglichkeit bietet, für Antwort-E-Mails eine andere Signatur zu verwenden, nehmen Sie das Angebot wahr. Erstellen Sie zusätzlich zur Signatur für neu verfasste E-Mails eine Kurzversion mit lediglich den wichtigsten Informationen.

Wenn Sie eine bereits vorhandene Signatur kopiert haben (und wir haben Sie bereits gebeten, dies zu unterlassen; Schande über Sie) und damit zufrieden sind, vergewissern Sie sich bitte, dass beim Anklicken einer E-Mail-Adresse nicht eine E-Mail an diejenige Person gesendet wird, von der Sie die Signatur kopiert haben. Oder an die Person, von der diese Person wiederum die Signatur kopiert hatte …

Setzen Sie im HTML-Code Ihrer Signatur im Tag den Parameter BORDER=0, damit Bilder nicht mit einer dicken blauen Umrandung angezeigt werden, wenn sie anklickbar sind.

Die Bilder und Logos auf Ihrer Website sind möglicherweise für eine E-Mail-Signatur nicht geeignet. Sie könnten zu klein sein oder verzerrt oder auch gar nicht angezeigt werden. Erstellen Sie stattdessen speziell für Ihre E-Mail-Signatur Grafiken in genau der richtigen Größe und skalieren Sie sie nicht.

Wozu der Zusatz „Wenn Sie nicht der beabsichtigte Empfänger dieser E-Mail sind, löschen Sie sie bitte.“? Dieser Satz ist völlig überflüssig, und überhaupt – wie oft erhalten Sie eine E-Mail, die nicht für Sie gedacht war? Und wenn Sie eine erhalten, würden Sie nicht einfach antworten und den Absender auf den Fehler aufmerksam machen? Nutzen Sie den wertvollen Platz lieber für eine Marketingbotschaft, die Traffic auf Ihrer Website erzeugt.

Möchten Sie die Welt wirklich wissen lassen, dass Sie nicht genug zu tun haben? ¯\_(?)_/¯

Dies geschieht häufiger, als Sie vielleicht denken. Vergewissern Sie sich, dass Ihren E-Mails nicht automatisch eine Signatur hinzugefügt wird, wenn Sie weiterhin ihre selbst erstellte nutzen. Das Ergebnis ist nicht sonderlich professionell; zudem sehen die beiden Signaturen unterschiedlich aus und hinterlassen beim Empfänger einen sehr verwirrenden Markeneindruck. Stellen Sie also sicher, dass tatsächlich nur eine Signatur versendet wird.

Wie viel haben Sie in die Entwicklung Ihres Logos investiert? Wäre es nicht gut angelegtes Geld, mit nur einem winzigen Bruchteil dieser Summe eine einzigartige und für die Marke geeignete E-Mail-Signaturvorlage zu entwickeln?

Auf diesen Punkt haben wir Sie bereits hingewiesen. Denken Sie jedoch unbedingt daran, ALT-Texte bei Bedarf regelmäßig mit neuem Text oder neuen Beschreibungen zu aktualisieren.

Die Zeit ist gut angelegt, Sie haben etwas gelernt und obendrein können Sie, weil Sie bis hierhergekommen sind, Xink 45 Tage kostenlos testen (normalerweise nur 14 Tage!). Ist das nicht toll?

Besonders dann, wenn es um Standards für E-Mail-Signaturen geht. Die erste Regel des Branding fordert Konsistenz – ohne Einheitlichkeit gibt es keine Marke. Wenn Sie also einen unternehmensweiten Ansatz für die Bereitstellung von E-Mail-Signaturen verfolgen möchten, lassen Sie sich nicht hineinreden, legen Sie einen Standard fest und setzen Sie ihn durch.

Es ist eine weit verbreitete Annahme, dass Postadressen in den E-Mail-Signaturvorlagen heutzutage unwichtig seien. Angesichts der zunehmenden Mobilität von Mitarbeitern ist es jedoch eine gute Idee, irgendeine Art von geografischer Angabe (über die Postleitzahl hinaus) einzubeziehen, damit die Empfänger abschätzen können, wann die beste Zeit für einen direkten Anruf ist.

Das Schlimmste, was einer E-Mail-Signatur passieren kann, und ehrlich gesagt einer der Gründe, weshalb wir Xink (und vorher eMailSignature) entwickelt haben, ist, dass sie vergessen wird. Dabei birgt sie so viel mehr Wert in sich als einfach nur ein banales bisschen Inhalt zu sein, das man einmal einrichtet und dann vergisst, weil es automatisch an jede E-Mail angefügt wird. Würdigen Sie sie als einen Inhalt, der Teil Ihrer Marketingstrategie ist. Aktualisieren Sie sie. Testen Sie verschiedene Versionen. Kümmern Sie sich um sie.

Verwenden Sie nie mehr als zwei Farben (eine für dezente Akzentuierungen wie etwa des @-Symbols), eine Schrift und zwei Schriftgrade.

Eine wahre Geschichte: Ein ehemaliger Kollege fügte in seine E-Mail-Signatur einen Link zum Little League-Team seines Sohnes ein. Und auch wenn er zugegebenermaßen das Team trainierte und sie Bezirksmeister wurden, waren diese Informationen dennoch nicht angemessen für die im Unternehmen genutzte E-Mail-Signatur.

Verkaufen Sie nebenberuflich Kosmetika, Nahrungsergänzungsmittel oder Reinigungsprodukte im Multi-Level-Marketing-Vertrieb? Ein Link zu diesen Tätigkeiten hat in der E-Mail-Signatur Ihres Unternehmens nichts verloren.

Eine schlagkräftige E-Mail-Signatur macht sich über hochwertigen Traffic, Konversionen und letztendlich einem gestiegenen Umsatz unmittelbar bezahlt.  Erledigen Sie es einfach!

Und zu guter Letzt …

101. Übertreiben Sie es nicht!

Wir haben Sie in diesem Blogbeitrag mit einer Menge Informationen versorgt. Sie haben nun reichlich Stoff zu verarbeiten. Es gibt vieles, was man richtig und was man falsch machen kann. Wenn Sie noch Fragen haben, wenden Sie sich einfach an uns. Wir helfen Ihnen gerne.