Das Märchen von E-Mail-Signatur und Spamordner: Endstation für E-Mails?

Das Märchen von Signatur und Spamordner: Endstation für E-Mails? In dieser Woche beschäftigen wir uns im Rahmen unserer „Mythen und Fakten“-Reihe mit dem gefürchteten Spamordner: jenem bodenlosen Abgrund, in dem unerwünschte, unnötige und schlichtweg gefährliche E-Mails landen. Stimmt es wirklich, dass E-Mails direkt und unbesehen in den Spamordner verschoben werden, wenn deren E-Mail-Signatur Bilder enthält? […]

Veröffentlicht: 30-04-2015 von Eric Kotchi

Das Märchen von Signatur und Spamordner: Endstation für E-Mails?

In dieser Woche beschäftigen wir uns im Rahmen unserer „Mythen und Fakten“-Reihe mit dem gefürchteten Spamordner: jenem bodenlosen Abgrund, in dem unerwünschte, unnötige und schlichtweg gefährliche E-Mails landen. Stimmt es wirklich, dass E-Mails direkt und unbesehen in den Spamordner verschoben werden, wenn deren E-Mail-Signatur Bilder enthält? Eines ist klar: Viele Menschen sind überzeugt davon, dass Bilder jeglicher Art in einer E-Mail-Signatur einem Erster-Klasse-Fahrschein auf die E-Mail-Halde gleichkommen. Was denken Sie? Vielleicht werden Sie überrascht sein, wenn Sie die Wahrheit erfahren! Räumen wir also auf mit dem Märchen von der E-Mail-Signatur und dem bösen Spamordner.

Mythos Nr. 3: E-Mail-Signaturen mit Bildern landen direkt im Spamordner

Wir meinen: TRIFFT NICHT IM GERINGSTEN ZU.

In „Mythos Nr. 1“ und „Mythos Nr. 2“ können Sie nachlesen, was geschieht, wenn Benutzer E-Mail-Signaturen selbst erstellen; die Fortsetzung hierzu finden Sie in diesem Beitrag.

Die wesentlichen Gründe, weshalb E-Mails aufgrund ihrer Signaturen im Spamordner enden, wurden bereits beschrieben. E-Mail-Signaturen müssen richtig codiert und richtig erstellt sein, um vor dem Spamfilter zu bestehen.

Wie aber kann es geschehen, dass auch richtig formatierte und richtig erzeugte E-Mail-Signaturen dennoch im Spamordner landen, also den Spamfilter auslösen? Nun … im Wesentlichen aufgrund unerlaubter oder regelwidriger Aktivitäten Ihrerseits. Wenn Sie nach den folgenden Grundregeln vorgehen, können Sie viel dazu beitragen, dass Ihre E-Mail-Nachrichten ihren Empfänger tatsächlich erreichen.

  • Fügen Sie Ihrer E-Mail-Signatur kein verlinktes Bild hinzu, wenn Sie bereits Bilder eingebettet haben. Wenn eine E-Mail-Signatur sowohl verlinkte als auch eingebettete Bilder aufweist, kann dies Spamfilter auslösen. In der Regel geschieht das zwar nicht, wenn Sie jedoch mehrere Bilder einfügen, die an unterschiedlichen externen Orten gespeichert sind, lösen Sie mit hoher Wahrscheinlichkeit den Spamfilter aus.
  • Verlinken Sie keine Bilder mit sonderbaren Namen. Wenn Sie ein Bild mit einem sehr langen oder merkwürdigen, von einem System generierten Namen verlinken, kann auch dieser Dateiname den Spamfilter auslösen. Stellen Sie sicher, dass der Name der Bilddatei logisch und die URL nicht zu lang ist.
  • Verlinken Sie nicht mehrere Bilder, die auf unterschiedlichen Domains gespeichert sind. Manche Spamfilter verschieben E-Mails in die Quarantäne, wenn sie Links zu mehreren Knotenpunkten enthalten. Sie können unbesorgt Links zu Bildern und Links zu Landingpages mit einer anderen URL setzen– kein Problem. Wenn Sie allerdings in Ihrer E-Mail-Signatur Links zu zehn unterschiedlichen Websites setzen, werden Spamfilter aufmerksam. Ein derartiges Vorgehen ist unprofessionell und wird von Spamfiltern als solches erkannt.

Fassen wir also die wichtigsten Punkte noch einmal kurz zusammen. Sie können und sollten sogar Bilder in Ihre E-Mail-Signatur einfügen. Und Sie sollten sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter dieser Praxis einheitlich folgen, indem Sie eine effektive Lösung für E-Mail Signatur Management wie etwa Xink nutzen. Wenn E-Mail-Signaturen richtig erstellt wurden, passieren die E-Mail-Nachrichten Ihres Unternehmens den Spamfilter und werden nicht aussortiert!

Wir sind noch nicht ganz fertig …

Unsere Reihe „Mythen und Fakten zu E-Mail-Signaturen“ ist noch nicht an ihrem Ende angekommen! Wie Sie sehen, gibt es anscheinend endlos viele Falschinformationen über E-Mail-Signaturen, über deren Formatierung, über die Verwendung von Bildern und über bewährte Vorgehensweisen. Bleiben Sie also dran und entlarven Sie mit uns weitere Mythen!

Beachten Sie auch unsere früheren Beiträge der „Mythen und Fakten“-Reihe: