Richtlinien zur E-Mail-Signatur schaden Ihrem Unternehmen

Mythos Nr. 2: Richtlinien zur E-Mail-Signatur schaden Ihrem Unternehmen! Wie bitte? In diesem Blogbeitrag zu Mythen über E-Mail-Signaturen möchten wir einen weit verbreiteten Irrtum ansprechen: Sie beabsichtigen, die Verwendung einheitlicher E-Mail-Signaturen für das gesamte Unternehmen einzuführen, erarbeiten zu diesem Zweck E-Mail-Signaturrichtlinien und stellen diese im Intranet oder in einem internen Leitfaden den Mitarbeitern zur Verfügung. […]

Veröffentlicht: 4/29/2015 by Eric Kotchi

Mythos Nr. 2: Richtlinien zur E-Mail-Signatur schaden Ihrem Unternehmen! Wie bitte?

In diesem Blogbeitrag zu Mythen über E-Mail-Signaturen möchten wir einen weit verbreiteten Irrtum ansprechen: Sie beabsichtigen, die Verwendung einheitlicher E-Mail-Signaturen für das gesamte Unternehmen einzuführen, erarbeiten zu diesem Zweck E-Mail-Signaturrichtlinien und stellen diese im Intranet oder in einem internen Leitfaden den Mitarbeitern zur Verfügung. Was meinen Sie? Funktioniert das? Wir werden es herausfinden!

Wir meinen: DIESER MYTHOS IS ZUTREFFEND.

Dieser Weg ist die beste Methode, Ihrer Marke aktiv zu schaden –  denn Richtlinien zur E-Mail-Signatur werden nie befolgt.

Leider ist es genau die Methode, mit der die meisten Marketingverantwortlichen ihre E-Mail-Signaturrichtlinien durchsetzen wollen: Sie schicken allen ein Dokument mit Anweisungen zum Design oder stellen die Richtlinien ins unternehmenseigene Intranet. Beide Varianten sind gleich schlecht.

Was geschieht, wenn Sie auf diese Weise vorgehen? Zunächst einmal wissen die meisten Benutzer gar nicht, wo oder wie sie ihre E-Mail-Signatur ändern können. Also tun sie es auch nicht. Unserer Erfahrung nach setzen 80 % der Benutzer die Richtlinien nicht um. Weitere 10 % der Kollegen kopieren schlichtweg die Signatur eines anderen Benutzers und versuchen, sie individuell anzupassen. Die verbleibenden 10 % gehen so vor, wie wir es im Blogbeitrag zu Mythos Nr. 1 beschrieben haben: Sie kopieren die Daten einfach über die Zwischenablage direkt in ihre E-Mail-Signatur und glauben, dass sie damit die E-Mail-Signaturrichtlinien umgesetzt hätten.

Das bedeutet natürlich häufig, dass sie das Bild auch kopieren. Das Bild ist aber möglicherweise auf einem lokalen Laufwerk gespeichert oder erhielt während des Kopiervorgangs einen merkwürdigen Dateinamen – was niemand bemerkt. So kommt es, dass Bilder nicht korrekt eingebettet werden. Oder die Signatur enthält so viel mangelhaften Quellcode, dass das Bild nirgendwo korrekt dargestellt wird.

Welche Folgen hat es, wenn Ihre Kollegen E-Mails mit dieser Signatur versenden? Entweder die E-Mails sehen nicht sehr schön aus oder sie belegen zu viel Speicherplatz. Die Nachrichten enthalten das Logo als Anhang (statt es einzubetten) oder kommen gar nicht an – weil sie nämlich im Spamordner des Empfängers landen. Oder alles zusammen! Deshalb ist E-Mail Signatur Management für Ihr Branding von entscheidender Bedeutung.

Und schließlich endet das, was als lobenswertes Projekt begann, in einem Desaster: noch mehr Chaos bei den E-Mail-Signaturen, mangelnde Markenkonsistenz und E-Mails, die den Spamfilter auslösen. Mit anderen Worten: ein richtiger Reinfall.

Das Traurige ist, dass jeder diesen Misserfolg auf die in der Signatur enthaltenen Bilder zurückführt. Und die Schlussfolgerung lautet, dass Bilder in der E-Mail-Signatur zu vermeiden sind. Doch der Fehler liegt in der Ausführung, nicht im Konzept. Es gibt eine Alternative!

Hierbei handelt es sich übrigens um Fakten und nicht um erfundene Geschichten. Wahrscheinlich werden uns auch das einige Leute nicht glauben, doch unser Fazit basiert auf mehr als 12 Jahren Erfahrung mit E-Mail Signatur Management. Glauben Sie uns: Leitfäden zu bewährten Vorgehensweisen bei E-Mail-Signaturrichtlinien funktionieren nicht. Irgendjemand in Ihrem Unternehmen wird unweigerlich einen Fehler machen, vielleicht sogar ein Großteil Ihrer Kollegen. Das Resultat: Richtlinien zur E-Mail-Signatur schaden Ihrem Branding.

Weitere Mythen und Fakten folgen!

Wir sind noch nicht ganz fertig … Nur so viel sei gesagt: Es kursieren viele Falschinformationen darüber, ob und wie man Bilder in E-Mail-Signaturen einbindet, wie man Signaturen am besten unternehmensweit implementiert und wie man Unternehmenssignaturen einsetzen sollte. Überlegen Sie mal, wie sich Xink am besten für Ihre E-Mail-Signaturen nutzen lässt. Wir werden in der nächsten Zeit sämtliche Mythen über E-Mail-Signaturen aus der Welt räumen!

Beachten Sie auch unseren vorherigen Beitrag der „Mythen und Fakten“-Reihe: