Bilder in E-Mail-Signaturen – einbetten oder verlinken?

Bilder in E-Mail-Signaturen – einbetten oder verlinken? Heute beschäftigen wir uns mit den Vor- und Nachteilen des Einbettens oder Verlinkens von Bildern in Ihrer E-Mail-Signatur. Als Erstes möchte ich die Begriffe definieren, damit wir an dieselben Dinge denken, wenn ich „einbetten“ und „verlinken“ schreibe. Grundsätzlich ist „einbetten“ gleichbedeutend mit einfügen, während sich „verlinken“ auf einen Verweis auf […]

Veröffentlicht: 3/31/2015 by Jesper Frier

Bilder in E-Mail-Signaturen – einbetten oder verlinken?

Heute beschäftigen wir uns mit den Vor- und Nachteilen des Einbettens oder Verlinkens von Bildern in Ihrer E-Mail-Signatur. Als Erstes möchte ich die Begriffe definieren, damit wir an dieselben Dinge denken, wenn ich „einbetten“ und „verlinken“ schreibe. Grundsätzlich ist „einbetten“ gleichbedeutend mit einfügen, während sich „verlinken“ auf einen Verweis auf eine extern gelagerte Datei bezieht. Die Wahl zwischen dem Einen oder Anderen scheint einfach zu sein, birgt aber doch einige überraschende Feinheiten.

Tatsächlich ist die Diskussion, ob nun Einbetten oder Verlinken zu bevorzugen sei, sehr komplex. In sie fließt die persönliche Meinung, die gesamte Geschichte von Microsoft Outlook (und die Aktionen, die die unterschiedlichen Versionen unterstützen) und die Methoden, wie Bilder auf Mobilgeräten verwendet werden können, ein. Natürlich hat man im Endeffekt manchmal die Wahl zwischen einbetten und verlinken und manchmal nicht. Wenn aber die Wahl besteht, sollte man wissen, was was ist und welche Option die bessere ist.

Bilder in E-Mail-Signaturen einbetten

Beim Einbetten von Bildern werden diese zu einem Bestandteil der E-Mail. Wenn Sie ein Bild einbetten, wird es als internes, eingebettetes und nicht als externes Element behandelt. Deshalb ist es so wichtig, diese Daten in einem ordnungsgemäßen und korrekten Format an Outlook zu liefern. Die Einbettung an sich wird in Outlook vorgenommen; wenn also Bilder nicht das erforderliche Format aufweisen, werden sie als externe Elemente behandelt. Sollte dies geschehen, werden Spamfilter ausgelöst, E-Mails irrtümlicherweise mit Anhang angezeigt, obwohl es keinen gibt, oder häufig ganz ohne Bild dargestellt. In anderen Worten: Sie haben ein Problem. Wenn Sie also einbetten möchten, machen Sie es richtig!

Bilder in E-Mail-Signaturen verlinken

Wenn Sie ein Bild in Ihrer E-Mail-Signatur verlinken, ist es auf einem Webserver gespeichert. Technisch gesehen, bedeutet dies, dass das Bild lediglich angezeigt wird, jedoch nicht Bestandteil der E-Mail-Signatur ist. Was die visuelle Darstellung angeht, sollte der Empfänger der E-Mail keinen Unterschied bemerken, da das Bild in gleicher Weise wie ein eingebettetes angezeigt wird. Dies gilt selbstverständlich nur, solange der Dateipfad nicht beschädigt oder veraltet ist. Wenn Sie das Bild von seinem Speicherort entfernen, aber die URL im Code der Signatur unverändert lassen, sehen Sie an Stelle des Bildes ein rotes X. Da Ihr E-Mail Klient auf eine URL verweist, ist es wichtig, dass diese URL stets aktiv und aktuell ist.

Der Umgang von Outlook mit eingebetteten und verlinkten Bildern

Es dürfte keine große Überraschung sein, dass die Art und Weise, wie verschiedene Versionen von Microsoft Outlook eingebettete und verlinkte Bilder behandeln, inkonsistent und frustrierend ist. Allerdings folgt die Entwicklung, die Microsoft bezüglich der Handhabung von Bildern in E-Mail-Signaturen in Outlook genommen hat, durchaus einer gewissen inneren Logik. Ich möchte hier nicht ins Detail gehen, da ich nicht für Microsoft arbeite und für mich nicht in Anspruch nehmen kann, deren Entscheidungsfindung zu verstehen (kann das überhaupt irgendjemand?). Ich kann jedoch aus persönlicher Erfahrung beschreiben, wie Bilder in E-Mail-Signaturen im Laufe der Zeit angezeigt wurden.

Wir haben Support für E-Mail-Signaturen geleistet, seitdem Microsoft Office 98 ganz neu auf den Markt kam. Um eines klarzustellen: seinerzeit wurden E-Mail-Signaturen nicht sonderlich gut verarbeitet, und sowohl eingebettete als auch verlinkte Bilder verursachten ständig Probleme. Diese Probleme wurden erstmalig in Office 2000 behoben, als es möglich wurde, E-Mail-Signaturen ohne allzu große Schwierigkeiten einzurichten und zu verwenden. Ich sage bewusst „nicht allzu große“, weil es definitiv nach wie vor Schwierigkeiten gab. Aber das war besser als nichts!

Ohne Sie mit zu vielen Einzelheiten langweilen zu wollen, kann man doch sagen, dass alle vorherigen Versionen von Microsoft Outlook das eine oder andere Problem mit Bildern hatten. In Outlook 2003 beispielsweise wurden sowohl eingebettete als auch verlinkte Bilder angezeigt, manchmal jedoch nur ein rotes X ohne weitere Erklärung. In Outlook 2007 wurde Word als Standardeditor für das Erstellen von E-Mails eingeführt, was Veränderungen am bestehenden Design der E-Mail-Signaturen nach sich zog. Da nun Word das Renderingmodul war und nicht mehr Internet Explorer, brachte dies neue Herausforderungen mit sich.

Mit Outlook konnte sogar ein verlinktes Bild eingebettet werden, aber dies war nicht immer möglich. Manchmal wurde der Link auch als Link dargeboten. Insgesamt konnte man sich keinen rechten Reim auf das Verhalten von Outlook machen. Diese Inkonsistenzen bei Microsoft waren der Auslöser für die Entwicklung der cloudbasierten E-Mail-Signatursoftware Xink – es musste einfach eine bessere Möglichkeit geben – so unsere Überlegung.

„Möchten Sie dieses Bild aus dieser Quelle anzeigen?“

Mit Outlook 2007 kam eine weitere Neuerung hinzu; waren verlinkte Bilder enthalten, so wurden die Benutzer gefragt: „Möchten Sie dieses Bild aus dieser Quelle anzeigen?“ Hinter dieser Strategie stand ein durchaus positiver Gedanke, ging es doch um mehr Sicherheit und Datenschutz. Leider war es in der tagtäglichen Benutzung äußerst lästig, jedes Mal „Ja“ auswählen zu müssen, wenn man ein verlinktes Bild anzeigen wollte. Diese Funktion ist unglücklicherweise auch in Outlook 2013 noch enthalten. Und in der Tat werden sogar Newsletter gemäß Voreinstellung blockiert.

Inzwischen, acht Jahre nach Einführung von Outlook 2007, haben sich die Benutzer daran gewöhnt, einfach auf „Zulassen“ zu klicken, um Bilder in einer E-Mail zu sehen. Es wäre schön, wenn Microsoft diese Funktion an die Erfordernisse des 21. Jahrhunderts anpassen könnte, aber einstweilen müssen wir uns wohl mit dem Status quo abfinden. Tatsächlich ist es sogar möglich, diese Funktion unter Kontrolle zu halten und über eine Verwaltungsvorlage in einem Gruppenrichtlinienobjekt (GPO) zu aktivieren oder zu deaktivieren, aber das ist kaum bekannt. Selbst Google zeigt dann gemäß Voreinstellung alle Bilder, wenn diese Einstellung gewählt ist.

Das ist frustrierend. Allerdings folgt die Entwicklung, die Microsoft bezüglich der Handhabung von Bildern in E-Mail-Signaturen in Outlook genommen hat, durchaus einer gewissen inneren Logik. Ich möchte hier nicht ins Detail gehen, da ich nicht für Microsoft arbeite und für mich nicht in Anspruch nehmen kann, deren Entscheidungsfindung zu verstehen (kann das überhaupt irgendjemand?). Ich kann jedoch aus persönlicher Erfahrung beschreiben, wie Bilder in E-Mail-Signaturen im Laufe der Zeit angezeigt wurden.

Wir haben Support für E-Mail-Signaturen geleistet, seitdem Microsoft Office 98 ganz neu auf den Markt kam. Um eines klarzustellen: seinerzeit wurden E-Mail-Signaturen nicht sonderlich gut verarbeitet, und sowohl eingebettete als auch verlinkte Bilder verursachten ständig Probleme. Diese Probleme wurden erstmalig in Office 2000 behoben, als es möglich wurde, E-Mail-Signaturen ohne allzu große Schwierigkeiten einzurichten und zu verwenden. Ich sage bewusst „nicht allzu große“, weil es definitiv nach wie vor Schwierigkeiten gab. Aber das war besser als nichts!

Ohne Sie mit zu vielen Einzelheiten langweilen zu wollen, kann man doch sagen, dass alle vorherigen Versionen von Microsoft Outlook das eine oder andere Problem mit Bildern hatten. In Outlook 2003 beispielsweise wurden sowohl eingebettete als auch verlinkte Bilder angezeigt, manchmal jedoch nur ein rotes X ohne weitere Erklärung. In Outlook 2007 wurde Word als Standardeditor für das Erstellen von E-Mails eingeführt, was Veränderungen am bestehenden Design der E-Mail-Signaturen nach sich zog. Da nun Word das Renderingmodul war und nicht mehr Internet Explorer, brachte dies neue Herausforderungen mit sich.

Mit Outlook konnte sogar ein verlinktes Bild eingebettet werden, aber dies war nicht immer möglich. Manchmal wurde der Link auch als Link dargeboten. Insgesamt konnte man sich keinen rechten Reim auf das Verhalten von Outlook machen. Diese Inkonsistenzen bei Microsoft waren der Auslöser für die Entwicklung der cloudbasierten E-Mail-Signatursoftware Xink – es musste einfach eine bessere Möglichkeit geben – so unsere Überlegung.

„Möchten Sie dieses Bild aus dieser Quelle anzeigen?“

Mit Outlook 2007 kam eine weitere Neuerung hinzu; waren verlinkte Bilder enthalten, so wurden die Benutzer gefragt: „Möchten Sie dieses Bild aus dieser Quelle anzeigen?“ Hinter dieser Strategie stand ein durchaus positiver Gedanke, ging es doch um mehr Sicherheit und Datenschutz. Leider war es in der tagtäglichen Benutzung äußerst lästig, jedes Mal „Ja“ auswählen zu müssen, wenn man ein verlinktes Bild anzeigen wollte. Diese Funktion ist unglücklicherweise auch in Outlook 2013 noch enthalten. Und in der Tat werden sogar Newsletter gemäß Voreinstellung blockiert.

Inzwischen, acht Jahre nach Einführung von Outlook 2007, haben sich die Benutzer daran gewöhnt, einfach auf „Zulassen“ zu klicken, um Bilder in einer E-Mail zu sehen. Es wäre schön, wenn Microsoft diese Funktion an die Erfordernisse des 21. Jahrhunderts anpassen könnte, aber einstweilen müssen wir uns wohl mit dem Status quo abfinden. Tatsächlich ist es sogar möglich, diese Funktion unter Kontrolle zu halten und über eine Verwaltungsvorlage in einem Gruppenrichtlinienobjekt (GPO) zu aktivieren oder zu deaktivieren, aber das ist kaum bekannt. Selbst Google zeigt dann gemäß Voreinstellung alle Bilder, wenn diese Einstellung gewählt ist.

Insgesamt haben verlinkte Bilder aber nach wie vor einen schweren Stand. Windows 8 für Mobilgeräte blockiert Bilder gemäß Voreinstellung (auch wenn es möglich ist, in den Einstellungen verlinkte Bilder zu gestatten) ebenso wie die OWA-App für iPhone (für Office 365) gemäß Voreinstellung verlinkte Bilder blockiert. Daher ist es nach wie vor oft am besten, Bilder einzubetten. Leider besteht diese Möglichkeit nicht immer.

Eingebettete oder verlinkte Bilder in OWA und auf Mobilgeräten verwenden

Der Begriff „eingebettete Bilder“ bezieht sich speziell auf Microsoft Outlook. So wie wir diesen Prozess bisher verstanden haben, integriert keine andere E-Mail-Anwendung Bilder auf diese Art und Weise.

Dies bedeutet, dass alle anderen E-Mail Klienten gemäß Voreinstellung nur verlinkte Bilder in der Signatur zulassen – falls sie überhaupt HTML unterstützen (weitere Informationen hierzu finden Sie im vorhergehenden Abschnitt). Falls Sie Xink für Mobilgeräte zusammen mit Ihrem eigenen lokalen Exchange-Server verwenden möchten, müssen Sie Bilder verlinken. Denn auf Mobilgeräten steht beim Verfassen von E-Mails keine Möglichkeit zum Einbetten von Bildern zur Verfügung. Wenn Sie also E-Mails auf dem Mobilgerät schreiben, müssen Sie sicherstellen, dass das Bild in Outlook eingebettet ist und zudem über eine eindeutige URL verfügt.

Die cloudbasierte Lösung von Xink regelt dieses Problem automatisch. Sobald Sie ein Bild hochladen, wird es über die Xink-App eingebettet und erhält gleichzeitig eine eindeutige URL für die Verwendung auf Mobilgeräten. Die App passt den Umgang mit Bildern – also Einbetten oder Verlinken – sogar der Plattform, auf der gerade eine Nachricht verfasst, oder dem E-Mail Klienten, der gerade genutzt wird, an. Dies ist einer der großen Vorteile von Xink, denn diese Anwendung ermöglicht ein rasches, einfaches und stressfreies E-Mail Signatur Management. In anderen Worten, Xink übernimmt alle Aufgaben, die Ihr E-Mail Klient nicht abdeckt.

Welche ist also die beste Lösung für Bilder in E-Mail-Signaturen?

Wie Sie sehen, ist dieses Thema ziemlich komplex; je nach Plattform und angestrebter Verwendungsweise gibt es viele verschiedene Lösungen. Glücklicherweise bietet Ihnen Xink eine einfache Möglichkeit, damit umzugehen, und hält Ihnen auf diese Weise voll und ganz den Rücken frei.

Dennoch haben Sie nun zumindest eine grobe Vorstellung von den Vorgängen, die im Hintergrund ablaufen. Sollten Sie jemals den Eindruck gehabt haben, dass Ihr E-Mail Klient nicht weiß, was für ihn (oder für seine Benutzer) am besten ist, denken Sie sich nichts dabei – Sie hatten recht!