12 Gründe für mangelhaftes Aussehen Ihrer E-Mail-Signatur

12 mögliche Gründe für mangelhaftes Aussehen Ihrer E-Mail-Signatur 1. Ihre E-Mail-Signaturen werden nicht zentral verwaltet. Freilich werden Sie bei dieser Antwort schmunzeln, denn schließlich verkaufen wir Software für die zentrale Verwaltung von E-Mail-Signaturen – und wir könnten ja etwas voreingenommen sein. Doch Tatsache ist: Die Antwort stimmt. Und sie führt uns zum nächsten Grund: „Ihre […]

Veröffentlicht: 22-04-2015 von Bjarne Mess

12 mögliche Gründe für mangelhaftes Aussehen Ihrer E-Mail-Signatur

1. Ihre E-Mail-Signaturen werden nicht zentral verwaltet.

Freilich werden Sie bei dieser Antwort schmunzeln, denn schließlich verkaufen wir Software für die zentrale Verwaltung von E-Mail-Signaturen – und wir könnten ja etwas voreingenommen sein. Doch Tatsache ist: Die Antwort stimmt. Und sie führt uns zum nächsten Grund: „Ihre E-Mail-Signaturen werden von verschiedenen Benutzern erstellt.“

Wenn E-Mail-Signaturen nicht zentral verwaltet werden, muss jeder Mitarbeiter seine Signatur selbst verfassen und formatieren. Er ist dafür verantwortlich, dass das Logo korrekt eingebunden ist und die Kontaktdaten stimmen. Zudem lassen sich E-Mail-Signaturen, die nicht zentral verwaltet werden, auch nicht für E-Mail-Signatur-Marketing einsetzen. Die Lösung? Verwalten Sie Ihre E-Mail-Signaturen zentral.

2. Sie erstellen die Signatur selbst.

Alle E-Mail-Anwendungen haben einen eigenen Editor zur Erstellung und Verwaltung von Signaturen. Sie können sich jetzt natürlich fragen: „Warum sollte ich E-Mail-Signaturen zentral verwalten, wenn ich sie selbst erstellen kann?“ Natürlich können Sie sie selbst erstellen, aber wie gut kennen Sie sich mit dem Design von Signaturen aus? Vielleicht haben Sie bei der Bearbeitung Ihrer Urlaubsfotos etwas Erfahrung mit Photoshop gesammelt, aber macht Sie das zum Experten? Wissen Sie, wie der Quellcode einer E-Mail-Signatur aussehen muss, damit die Signatur auf allen Endgeräten richtig dargestellt wird?

 

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Wollen Sie, dass Ihre Signatur so aussieht?

 

Keine leichten Fragen? Das haben wir uns gedacht. Gehen Sie nicht davon aus, dass Ihre selbst erstellte E-Mail-Signatur perfekt aussieht, und überlassen Sie das Design lieber einem Profil.

3. Sie haben die Signatur eines Kollegen kopiert, bearbeitet und verwendet.

Mit dieser Lösung machen Sie alles nur noch schlimmer. Wenn Sie die E-Mail-Signatur von jemand anderem übernehmen, kopieren Sie auch die Fehler des Originals. Die Signatur wird dadurch nur schlechter. Diesem Teufelskreis können Sie nur entkommen, wenn Sie ganz von vorne anfangen. Kopieren Sie bloß nicht die E-Mail-Signatur eines anderen Benutzers!

4. Sie haben das Logo Ihres Unternehmens der Unternehmens-Website entnommen und in Ihre E-Mail-Signatur kopiert.

Bitte nicht! Egal, mit welchem E-Mail-Signatur-Editor Sie das Logo kopieren – ein über die Zwischenablage eingefügtes Logo wird immer als fremdes Element angezeigt. Die Folge ist, dass die E-Mails Ihres Unternehmens als Spam markiert oder im elektronischen Posteingangsfach des Empfängers mit einer Büroklammer versehen, d. h. als E-Mail mit Anhang angezeigt werden.

5. Sie haben Ihre Signatur in Microsoft Word entworfen und verwenden sie nun in Outlook.

Noch ein klassischer Fehler: Mangels besseren Wissens erstellen Sie die E-Mail-Signatur in Word und kopieren sie in den E-Mail-Signatur-Editor von Outlook. So weit, so schlecht.

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Outlook als E-Mail-Signatur-Designer

Sie sollten diese Vorgehensweise unbedingt vermeiden. Wenn Sie Ihre Signatur in Word erstellen, dann sind Ihre Möglichkeiten äußerst beschränkt. Zum einen sind die Gestaltungsmöglichkeiten sehr gering. Word ist ein Textverarbeitungsprogramm und kein Design-Tool (wie übrigens auch der Name verrät). Zum anderen übernehmen Sie beim Kopieren Ihres Entwurfs aus Word eine Menge Quellcode, der in der E-Mail-Signatur absolut überflüssig ist. Dieser Quellcode bringt die Programme, in denen Ihre E-Mails angezeigt werden, durcheinander. Wir hatten schon mit E-Mail-Signaturen zu tun, die über 100 Kilobyte groß waren – 100 Kilobyte für eine kleine Signatur, und zwar ohne Logo oder eine andere Grafik! Fazit: Kopieren Sie keine E-Mail-Signaturen aus Word.

6. Ihre Signatur wurde nicht für E-Mails optimiert.

Dieser Grund ist etwas komplexer – ein normaler Outlook-Benutzer kann in der Regel nicht viel daran ändern. E-Mail-Signaturen sind mit Website-Design vergleichbar: Wenn Sie eine Website in verschiedenen Browsern anzeigen, sieht sie oftmals in jedem Browser anders aus (es sei denn, der Quellcode wurde sorgfältig entwickelt und speziell auf verschiedene Browser und Plattformen ausgerichtet). Daher ist die Wahrscheinlichkeit, dass eine im Internet Explorer auf einem Windows-Computer angezeigte Website exakt so aussieht wie in Safari auf Ihrem iPhone eher gering.

So ist es auch mit E-Mail-Signaturen: Sie können nicht erwarten, dass sie in allen E-Mail-Programmen, auf allen Plattformen und auf allen Geräten gleich aussehen – es sei denn, Sie sorgen für ein korrektes Design. E-Mail-Programme sind kleine Browser, die Ihre E-Mails darstellen. Verwenden Sie deshalb viel Sorgfalt auf Quellcode und Design Ihrer E-Mail-Signatur.

7. Sie verlinken ein Logo, das nicht mehr existiert.

Es kann durchaus funktionieren, Ihre E-Mail-Signatur mit einem Bild zu verlinken, aber nur unter zwei Voraussetzungen: 1. Sie wissen, wie Sie ein verlinktes Bild einfügen und 2. Sie aktualisieren diesen Link jedes Mal, wenn sich der Speicherort des Logos ändert. Wenn Sie diese beiden Voraussetzungen nicht erfüllen, wird Ihr Logo nicht richtig dargestellt. Sicherer ist es, das Bild einzubetten, statt es zu verlinken.

8. Ihre Kontaktdaten haben sich geändert, aber Sie wissen nicht, wie Sie sie aktualisieren.

Veraltete Kontaktdaten sind ein häufiges Problem. Denn oft wissen die Benutzer nicht, wie sie sie ändern können. Stattdessen ändern sie die Daten jedes Mal manuell, wenn sie eine neue E-Mail verfassen. Sie gehören natürlich nicht zu diesem Personenkreis, oder?

Lassen Sie uns zwei häufige Probleme unter die Lupe nehmen: Ihr Name wird in zwei Zeilen statt in einer angezeigt, und Sie können nicht herausfinden, wie Sie das ändern. Oder es wird ein Zeilenumbruch in Ihre E-Mail-Adresse eingefügt, weil Sie eine andere, schlecht gestaltete E-Mail-Signatur kopiert haben – vielleicht weil die betreffende Person sie auch von jemand anderem kopiert hat. Das sind aber nur zwei von vielen möglichen Problemen.

9. Sie wissen nicht, wie man eine E-Mail-Signatur erstellt, und kopieren sie deshalb bei jeder neuen E-Mail aus einer früheren Nachricht.

Das kann sehr zeitaufwändig sein. In vielen Fällen speichern Benutzer eine E-Mail mit derjenigen E-Mail-Signatur, die ihre aktuellen Kontaktdaten enthält, im Ordner für Entwürfe. Jedes Mal, wenn sie eine E-Mail versenden, kopieren sie die Signatur (oder sogar mehrere verborgene Signaturen) aus dieser Vorlage. Dann wird die Signatur in die neue Nachricht eingefügt. Natürlich ist das Ergebnis nicht besonders gut: Der Empfänger sieht höchstwahrscheinlich statt einem Bild ein rotes X. Und das Ende vom Lied? Eine E-Mail, die wegen Ihrer Signatur unprofessionell wirkt.

10. Sie antworten jemandem, der Ihnen mit der E-Mail-App seines iPhones auf Ihre Nachricht geantwortet hat.

Natürlich hatten auch wir bereits Probleme damit. Und zwar deshalb, weil mit der E-Mail-App von Apple sämtliche Bilder in allen Signaturen durch <image0001.png> oder Ähnliches ersetzt werden. Das kommt Ihnen bekannt vor?

 

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Der Grund hierfür ist, dass die E-Mail von der integrierten iPhone-App für E-Mails verarbeitet wird. Sie kann Bilder schlichtweg nicht korrekt darstellen. Leider müssen wir solange damit leben, bis Apple diesen Fehler beseitigt. In der Zwischenzeit können Sie eine andere E-Mail-App verwenden. Eine der besten ist Gmail von Google, denn sie stellt Bilder in E-Mail-Signaturen recht gut dar. Außerdem kann Xink mit E-Mail-Signaturen im HTML-Format umgehen, die bei dieser App verwendet werden.

11. Das E-Mail-Format hat sich im Korrespondenzverlauf geändert.

Das passiert nach wie vor, auch wenn es immer seltener vorkommt: Eine E-Mail wird vom HTML- in das Nur-Text-Format umgewandelt.

Wenn das Format einer E-Mail mitten in der Korrespondenz in das Nur-Text-Format wechselt, wandelt Outlook auch die E-Mail-Signatur in das Nur-Text-Format um. Dabei ist es unerheblich, ob Sie die E-Mail-Signatur im Nur-Text-Format erstellt haben oder nicht. Das Ergebnis ist natürlich nicht schön: eine schlecht formatierte Signatur im einfachen Textformat. Die einzige Lösung ist in diesem Fall ist, die E-Mail-Signatur im einfachen Textformat zu markieren und sie durch die richtige zu ersetzen. Aber Sie können sich natürlich auch bei Microsoft beschweren!

12. Die E-Mail ist mehr als 1 Megabyte groß, obwohl sie keine Anhänge hat.

In diesem Fall haben Sie höchstwahrscheinlich ein großes Bild eingefügt und versucht, es an die Höhe und Breite des E-Mail-Textes anzupassen. Das funktioniert nur scheinbar. Fügen Sie das Bild ausschließlich in die Signatur ein – und zwar in der Größe, in der es dargestellt werden soll (skalieren Sie das Bild also nicht).

Fazit

Die 12 von uns erläuterten Punkte decken bei weitem nicht alle Probleme ab, auf die Sie stoßen können, wenn Sie Ihre E-Mail-Signatur selbst erstellen. Doch ich hoffe, dass einige der Tipps Ihnen weiterhelfen. Lesen Sie dazu auch unseren umfangreichen Blogbeitrag „101 Do’s und Don’ts für Ihre E-Mail-Signatur“.