Billeder i email signatur – indlejret eller linket?

Så skal det handle om fordele og mangler ved at implementere og linke billeder i dine email signaturer. Lad os først få definitionerne på plads, så du forstår, hvad jeg mener, når jeg siger embed (indlejre) og link. Det kan kort siges sådan: embedding er at inkludere, mens at linke er at referere til noget andetsteds. Umiddelbart virker det jo simpelt nok at vælge det ene eller det andet, men du vil blive overrasket.

Denne diskussion om at embedde eller linke billeder er kompleks, og dækker både min egen mening, hele historien om Microsoft Outlook (og de forskellige handlinger, som hver især støtter), og hvordan man bruger billeder på mobile enheder. Nogle gange har du naturligvis valget om enten at embedde eller linke, andre gange har du ikke. Men du bør vide, hvad er hvad – og hvad du bør vælge.

Indlejring af et billede i email signaturen

At indlejre billeder er ligesom at gøre dem til en naturlig del af din email. Når du indlejrer et billede, bliver det behandlet som en indlejring og ikke som et fremmed element. Derfor er det så vigtigt, at du sender denne data til Outlook i et korrekt format. Det er Outlook selv, der laver indlejringen, og hvis du ikke afleverer billederne på en rigtig og egnet måde, vil dit indlejrede billede pludseligt blive betragtet som et fremmed element. Og sker dette, så vil spam filtrene udløses, resultater i emails vil blive vist med vedhæftninger, selvom der ikke er nogen, og ofte vil det resultere i intet billede alligevel. Med andre ord, det er bare skidt. Så hvis du virkelig vil indlejre billeder, så gør det ordentligt!

Linking af et billede i din email signatur

Når du linker et billede i din email signatur, vil dit billede blive liggende på en web server. Fra et teknisk perspektiv er den eneste forskel, at billederne bliver vist og ikke indlejret. Rent visuelt vil modtageren ikke kunne se forskel, fordi billedet vil fremstå, som hvis det var indlejret. Undtagen hvis stien er ødelagt eller udløbet. Hvis du fjerner billedet fra dets destination eller beholder dets URL i signaturkoden, vil du se et rødt X der, hvor billedet skulle vises. Fordi hvis dit email program henviser til en URL, så er det vigtigt, at URL’en forbliver aktiv og opdateret.

Sådan håndterer Outlook indlejrede og linkede billeder

Det er ingen hemmelighed, at Microsoft Outlook gennem tiden har håndteret indlejrede og linkede billeder på en både frustrerende og inkonsistent måde. Men der er en mening bag den måde, Microsoft har udviklet Outlook til at håndtere dette aspekt af en email signatur. Jeg vil ikke grave dybt ned i detaljerne, da jeg hverken arbejder for Microsoft eller kan bryste mig af at forstå, hvordan de træffer deres beslutninger (kan nogen i øvrigt det?), men jeg kan beskrive, med udgangspunkt i min personlige erfaring, hvordan email billeder har været vist gennem tiden.

Vi har arbejdet med email signatur support, siden Microsoft Office 98 var den nye it-dreng i klassen. Dengang håndterede man ikke email signaturer specielt godt, eksempelvis voldte både indlejrede og linkede billeder konstant problemer. Disse problemer blev først adresseret i Office 2000, da det blev muligt at anvende og bruge email signaturer uden alt for store kvaler. Der var bestemt stadigvæk kvaler, men det var dog bedre end før.

Uden at gå alt for meget i detaljer, så har alle de tidligere versioner af Microsoft Outlook haft vanskeligheder med at håndtere billeder. For eksempel i Outlook 2003 blev både indlejrede og linkede billeder vist, men nogle gange ville du se et rødt X med meget begrænset forklaring. I Outlook 2007 blev Word gjort til default editingsprogram, når man skulle skrive en email, og det førte til ændringer i de email signatur designs, vi kender i dag. Og fordi Word blev den nye præsentations platform og ikke Internet Explorer, så stødte der også nye udfordringer til.

Med Outlook kunne selv et linket billede være indlejret, men det var ikke altid tilfældet. Nogle gange blev det bevaret som et link. Faktisk var der meget lidt logik i Outlooks håndtering. Og det var denne inkonsistens fra Microsoft, der var fundamentet for Xinks cloud-baserede email signatur software. Vi mente simpelthen, at “dette må kunne gøres bedre”.

“Vil du se billedet fra denne kilde?”

Da Outlook 2007 blev lanceret, fik linkede billeder straks Microsoft til at spørge brugerne: “Vil du se billedet fra denne kilde?”. Tanken bag dette var egentlig god nok, da meningen var at give sikkerhed og privatliv. Men desværre var det ekstremt irriterende for brugerne, som skulle vælge “ja” hver gang han eller hun ønskede at se et linket billede. Faktisk gælder denne funktionalitet desværre stadig i Outlook 2013, og alle nyhedsbreve er blokeret per default.

Det er alment accepteret nu (adskillige år efter lanceringen af Outlook 2007), at brugere bare klikker “accepter” for at se billeder i en email. Det ville dog være dejligt, hvis Microsoft kunne løfte den funktion ind i det 21. århundrede, men indtil videre ser det ud til, at vi må acceptere status quo. Det er muligt at kontrollere denne feature og slå til/fra ved at bruge en administrativ skabelon i en GPO, men ganske få personer ved dette. Selv Google viser nu alle billeder per default, når denne indstilling vælges.

I det store hele er det stadig op ad bakke for linkede billeder. Windows 8 for mobiler blokerer billeder per default (der er dog en indstilling, der kan ændres, så den tillader linkede billeder) og OWA app’en for iPhone (til Office 365) blokerer ligeledes billeder per default, hvis de er linkede. Af denne grund er indlejrede billeder stadig oftest det bedste valg. Men ak, det er ikke altid en mulighed.

Brug af indlejrede eller linkede billeder i OWA og mobile enheder

Termen “indlejrede billeder” er noget, der refererer specifikt til Microsoft Outlook. Der er ikke nogen anden email applikation, der indlejrer billeder på den måde, som vi har forstået denne proces.

Det betyder, at per default, at alle andre email programmer kun understøtter linkede billeder i signaturen – hvis de endda understøtter html overhovedet (se ovenfor). Hvis du vil bruge mobilløsningen ved at bruge vores installerede version af Xink, med din egen on-premises Exchange server), kan du kun gøre dette ved at bruge et linket billede. Der er ikke noget, der hedder indlejrede billeder på mobilen, når du skriver en email. Så når du bruger en mobiltelefon til at skrive en email, er du nødt til at sikre dig, at billedet er indlejret i Outlook, og også at den har en unik URL.

Ved at bruge Xink Cloud bliver dette håndteret automatisk. Når du uploader et billede, vil det blive indlejret via Xink Cloud app’en og vil samtidig få en unik URL til mobil brug. Den ændrer endda billedet til at være linket eller indlejret, afhængigt af den platform eller det email program, du bruger til at skrive din besked. Det er fordelen ved Xink – det sikrer hurtig, nem og stressfri styring af email signaturer. Med andre ord, så gør det alt det, dit email program ikke gør.

Så hvilken løsning er bedst for billeder i dine email signaturer?

Som du kan se, så er dette emne ret komplekst, og der er mange forskellige løsninger afhængigt af din platform, og hvordan du ønsker at bruge det. Heldigvis gør Xink det let at styre alt dette, så du ikke behøver at tænke over det.

Men nu ved du lidt om historien bag, og hvad der sker “behind the scenes”. Hvis du nogensinde har tænkt, at din email udbyder ikke vidste, hvad var bedst for den (eller dens bruger), så havde du ret!