12 grunde til at din email signatur ikke ser pæn ud

1. Dine email signaturer er ikke styret centralt

Dette får dig måske til at trække på smilebåndet, siden vi jo netop sælger software til at styre din email signatur centralt (vi er måske en smule farvede – trods alt). Men ikke desto mindre er det sandt. Og det bringer os til den næste grund, som er “fordi dine email signaturer er lavet af brugere selv”.

Når email signaturer ikke styres centralt, er det op til det enkelte individ at skrive og formatere hans eller hendes email signatur. Det inkluderer at sikre, at loget er placeret rigtigt, og at al kontaktinformation er korrekt. Og endelig, så kan email signaturer, der ikke er styret centralt, heller ikke bruges til email signatur markedsføring. Så hvis din virksomheds email signaturer ser forkerte ud eller ikke er pæne, så er løsningen at styre dem centralt.

2. Du laver selv din email signatur

Alle email programmer og apps har deres egen editor til at oprette og vedligeholde email signaturer. Måske spørger du dig selv, “hvorfor bør email signaturer styres centralt, når jeg selv kan lave dem”? Det hurtige svar er, at ja, du kan sagtens lave dem selv, men er du en design specialist inden for email signaturer? Måske har du arbejdet lidt i Photoshop for at gøre dine feriebilleder lidt pænere, men gør det dig til en designekspert, når det kommer til email signaturer? Og hvordan vil du egentlig kode email signaturen, så den fremstår pæn og præsentabel på alle enheder?

email-signature-red-x
Vil du have din email signatur til at ligne denne?

Der er ikke nogen lette svar, vel? Det tænkte vi nok. Lad være med at designe email signaturen selv og tro, at den vil se pæn ud. Lad professionelle håndtere denne opgave.

3. Du kopierer en kollegas email signatur, ændrer den og bruger den

Vælger du denne løsning, så regn med at skaden bare bliver værre og værre. Når du kopierer andres email signatur, får du også eventuelle fejl fra originalen med i købet. Ikke alene bliver email signaturen værre og værre, du bliver også indhyllet i en ond cirkel, som du ikke kan komme ud af, medmindre du starter helt forfra. Så – lad være med at kopiere andres email signaturer!

4. Du vælger at kopiere og klippe logoet fra din virksomheds hjemmeside ind i din email signatur

Det er bare en rigtig dårlig idé. Ligegyldigt hvilken email signatur editor du sætter det ind i, vil emailprogrammet altid opfatte et kopieret logo som et fremmed element. Derfor vil din dårligt designede email signatur være grunden til, at din virksomheds email ender i spam mappen eller dukker op i modtagerens indbakke med en papirklips, hvis der er en vedhæftning i mailen.

5. Du bruger Microsoft Word til at designe din email signatur og bruger den i Outlook

Endnu en klassisk fejl, som du bør undgå. Uden videre designer du email signaturen i Word og kopierer den ind i Outlook’s email signatur editor. Alt ser da fint ud, ikke?

email-signature-designer-outlook
Outlook email signatur designer

Overhovedet ikke! Hvis du designer din email signatur i Word, så begrænser du virkelig dig selv. For det første er der meget få designmuligheder. Word er et tekstbehandlingsprogram, ikke et designværktøj, deraf navnet. For det andet får du også en masse kode med, når du kopierer et design fra Word, som du overhovedet ikke har brug for i din email signatur. Al dette kode forvirrer bare de email applikationer, som bruges til at læse emailen. Vi har set eksempler på, at email signaturer optager 1000 KB plads – bare for en lille signatur uden logo eller noget! Så kopier ikke email signaturen fra Word.

6. Din email signatur er ikke optimeret til emails – så at sige!

Dette er en lidt mere kompleks grund, som en almindelig Outlook bruger måske ikke kan gøre noget ved. Prøv at sammenligne email signaturer med hjemmeside designs: Når du ser en hjemmeside i forskellige browsere vil den ofte se forskellig ud (medmindre den er kodet meget omhyggeligt og specifikt til forskellige browsere og forskellige platforme). Hvor sandsynligt er det, at en hjemmeside, som du åbner i Internet Explorer på en Windows enhed vil se præcis ens ud, som hvis du åbnede den i Safari på din iPhone? Ikke særligt sandsynligt, medmindre den er kodet responsivt. Men netop det, at den er kodet responsivt betyder, at du skal tænke over det samme med din signatur.

Med email signaturer er situationen den samme. Du kan ikke forvente, at din email signatur ser præcis ud på samme måde i alle email programmer, på alle platforme, på tværs af enheder – medmindre du designer den rigtigt. Email programmer er bare små browsere, som viser dine emails, så overvej omhyggeligt dit email signatur design, og hvordan det skal kodes.

7. Du har linket til et logo, som ikke eksisterer længere

Du kan godt linke til et billede i din email signatur, HVIS du ved, hvordan du skal tilføje et billede, der er linket til, og hvis du husker at opdatere dette link hver gang logoets lokation ændres. Gør du ikke dette, så vil dit logo ikke vises korrekt. Derfor er det bedre at indlejre et billede i stedet for at linke!

8. Dine kontaktdetaljer er ikke opdaterede, men du ved ikke, hvordan du ændrer dem ordentligt

Det er et ret almindeligt problem, at kontaktdetaljerne er forkerte i din email signatur. Det sker ofte, fordi brugere ikke ved, hvordan de skal ændres centralt. I stedet for ændrer de oplysningerne manuelt i email signaturen hver gang, de sender eller skriver en ny email. Det har du da aldrig prøvet, vel?

Lad os prøve at se på nogle af de mest gængse fejl. Når du skriver dit navn, bliver det vist på to linjer i stedet for én, og du kan ikke finde ud af at rette det. Eller du skriver din email adresse, og den bliver brudt op på linjer, fordi du har kopieret en andens email signatur, som var dårligt designet fra start (eller måske fordi denne person også har kopieret den fra en anden). Det er bare nogle få af mulighederne.

9. Du ved ikke, hvordan du laver en email signatur, så du kopierer én fra en anden email hver gang, du skriver en ny email

Det er meget tidskrævende. Ofte gemmer folk en email i udkast mappen med deres seneste kontaktdetaljer og med en email signatur, der er anvendt før. Hver gang du vil sende en email, kopierer du email signaturen (ja, måske har du endda flere email signaturer gemt her) fra denne skabelon og sætter den ind i den email, du vil sende. Uden at uddybe nærmere, så er resultatet bare ikke godt (og oftest vil modtageren af emailen se et rødt x i stedet for et billede). Slutresultatet? En uprofessionel email på grund af din måde at bruge email signaturen.

10. Du sender et svar til én, som har svaret på din første mail fra den indbyggede email app på iPhone

Ja, det er vi også blevet beskyldt for. Årsagen er, at med Apple’s indbyggede email app vil alle billeder i alle email signaturer blive erstattet af <image0001.png> eller lignende. Lyder det bekendt?

email-signature-image001

Denne fejl opstår, fordi din email ryger igennem iPhone’s indbyggede email app. Den kan ganske enkelt ikke håndtere billeder rigtigt. Desværre må vi alle leve med dette, indtil Apple får det ordnet. I mellemtiden kan du installere eller bruge en anden email applikation. En af de bedste er Google’s Gmail applikation, fordi den faktisk håndterer billeder i email signaturer temmelig godt. Og Xink kan kontrollere html email signaturer brugt med denne app.

11. Email formatet har ændret sig under mailkorrespondancen

Snart vil dette heldigvis være et sjældent syn, men ikke desto mindre sker det stadig indimellem – en email har ændret sig selv fra html til plain text format.

Når du er midt i en mailkorrespondance, og email formatet ændres til plain text, så vil Outlook også ændre email signaturen til plain text. Det betyder ikke noget, hvorvidt du har oprettet en plain text signatur eller ej, for Outlook vil ændre indholdet i din email til plain text alligevel. Resultatet bliver aldrig godt. Hvis du oplever dette, vil du se en plain text signatur, der ser forkert ud i formatet. Den eneste løsning er, at markere plain text email signaturen med den dårlige formatering, og erstatte den med din rigtige signatur. Og du kan naturligvis også klage til Microsoft!

12. Emailen optager over 1 MB plads, selvom der ikke er nogen vedhæftninger

Hvis dette sker, har du højst sandsynligt sat et kæmpe billede ind og forsøgt at formatere det for at få det til at passe til højden og bredden på din email. Det ser ud til at virke, men det gør det bare ikke. Billeder skal kun sættes ind i dine email signaturer i den størrelse, som de er skabt til at have (med andre ord, så lad være med at skalere billeder).

Konklusion

Denne liste med 12 grunde er faktisk bare en brøkdel af alle de udfordringer, du oplever, hvis du forsøger at designe din egen email signatur. Jeg håber, du kan bruge nogle af disse tips. Læs også vores omfattende blogindlæg: “101 tips og tricks til din email signatur”.