Myte #2: Implementér en email signatur politik – og skad dit brand! Hvad?

Denne blog handler det om den mest frygtede af alle vildfarelser om emnet, nemlig at du kan få hele virksomheden til at ændre adfærd blot ved at introducere en email signatur politik og publicere det på dit intranet eller i din personalehåndbog. Hvad tror du? Lad os finde ud af det.

Dom: SAND

Det er cirka det bedste, du kan gøre for at bevidst skade dit brand, for disse email signatur guidelines bliver aldrig fulgt.

Alligevel er det stadig sådan, de fleste kommunikationsmedarbejdere implementerer email signatur politikken: ved at sende et dokument ud til alle ansatte med instrukser om, hvordan email signaturen skal se ud, eller ved at lægge email signatur guidelines op på intranettet. Begge måder er lige dårlige. Men hvorfor?

For det første ved de fleste brugere ikke hvor eller hvordan, de skal ændre deres email signaturer, så derfor gør de det ikke. Vores erfaring siger os, at helt op til 80% af brugere ikke gør det. 10% af dine medarbejdere kopierer slet og ret andres signaturer og prøver at få dem til at passe ind. Og de sidste 10% vil gøre, som beskrevet i Myte #1: de laver en copy-paste af informationen og sætter det ind i email signaturen og tror så, at email signatur politikken er implementeret.

Højst sandsynligt har de også kopieret virksomhedens logo eller et billede ind. Dette billede kan referere til en lokal kilde eller måske endda få et meget mærkeligt filnavn i processen, som ingen lægger mærke til. Resultatet? Billedet bliver måske ikke indlejret korrekt, eller dine medarbejderes email signaturer vil indeholde en så stor mængde dårlig kode, at det ikke vises rigtigt nogen steder.

Så hvad sker der, når medarbejderne sender emails ud med denne email signatur? Enten ser det forkert ud, optager for meget plads, bliver modtaget med logoet vedhæftet i stedet for indlejret, eller kommer slet ikke frem, fordi den ender i modtagerens spamfolder. Eller alle disse ting kombineret! Det er derfor, det er vigtigt med software til at styre email signaturerne centralt for at sikre konsistens i virksomhedens branding.

Det, der startede som et godt initiativ, udvikler sig til en katastrofe med endnu flere email signaturer med forskelligt udseende, ingen brand konsistens og emails, der ender i spamfolderen. Med andre ord: fiasko.

Trist nok tror de fleste, at denne fiasko skyldes billeder i signaturen, og derfor konkluderer man, at det er skidt at have billeder i email signaturen og fraråder at gøre det. Men fiaskoen skyldes den måde, man udruller email signatur politikken, og ikke email signaturen i sig selv. Heldigvis kan det gøres rigtigt!

Dette er fakta og ikke noget, vi finder på. Og til de folk, som ikke vil tro os, så er konklusionen baseret på mere end 12 års erfaring med email signatur styring. Så tro os, når vi siger, at email signatur politikker og guidelines ikke virker. Uden undtagelser vil der altid være nogle (faktisk de fleste) i virksomheden, som laver en fejl, og derfor vil din virksomheds brand lide under email signatur politikken.

Flere myter aflives!

Vi er ikke færdige endnu! Lad det være nok at sige, at der er en masse fejlinformation om at inkludere billeder i email signaturer, hvordan man bedst udruller signaturer på tværs af virksomheder, og endda om hvordan du skal bruge din email signatur. Lad Xink løse dine udfordringer med email signaturer.

Følg med på bloggen, hvor vi afliver myter om email signaturer: